eDelta binnenkort verplicht

in
MOW Mag

Sinds april 2012 kunnen de meeste overheidsopdrachten inzake Werken worden beheerd met de applicatie eDelta. Met de oplevering van eDelta v4.1 in februari 2013 realiseert het Beleidsdomein MOW een belangrijke mijlpaal. De MOW-afdelingen worden opgeroepen om ten laatste vanaf 1 maart 2013 alle nieuwe overheidsopdrachten inzake Werken in eDelta op te maken.

De migratie van het oude Delta-systeem naar eDelta is gestart. In september-november 2012 werden 400 Delta-dossiers die nog niet in uitvoering zijn, naar eDelta gemigreerd. In het voorjaar van 2013 volgt nog een aantal dossiers die in uitvoering zijn. Alleen de dossiers met een beperkte resterende looptijd, waarvoor de migratie-inspanning te hoog is, worden nog in Delta beheerd. Als die afgerond zijn, wordt Delta stopgezet.

Voordelen

De nieuwe applicatie oogt vanzelfsprekend heel wat moderner dan het oude Delta, dat al meer dan een decennium in gebruik is. Daarnaast zijn er ook veel inhoudelijke verschillen.
eDelta is via het internet toegankelijk. Je kunt de applicatie dus ook bereiken van op andere plaatsen dan je vaste werkplek.
eDelta maakt gebruik van een gedecentraliseerd gebruikersbeheer: de gebruikers en hun rollen worden binnen de eigen entiteit beheerd.
eDelta maakt zoveel mogelijk gebruik van authentieke bronnen. Elke betrokkene behoudt de controle over de eigen gegevens.
eDelta voert meer controles uit. De controles zijn belangrijk om ervoor te zorgen dat de gegevens die door andere partijen gebruikt worden, ook betrouwbaar zijn.
Ook bestekbepalingen, standaardbestekken en –teksten kunnen in eDelta worden beheerd. De gebruiker beschikt altijd over de meest recente teksten.
Facturen worden niet meer in eDelta geregistreerd, maar in het financieel systeem. De verantwoordelijkheid voor die facturen ligt dus niet meer bij de dossierbeheerder, maar bij de afdeling die verantwoordelijk is voor factuurbehandeling.
De betrokken partijen worden centraal beheerd. Terwijl Delta een wildgroei had aan financiers, inschrijvers en aannemers, streeft eDelta naar het gebruik van unieke betrokken partijen. Dat zal ook de rapportering ten goede komen.
eDelta maakt papierloos werken mogelijk. Documenten kunnen in het digitale dossier worden aangemaakt en bewaard, en kunnen worden geraadpleegd door de andere actoren.
De rapporteringsomgeving van Delta werd herbouwd: eRio komt in de plaats van Rio. De eDelta-gegevens worden dagelijks overgebracht naar eRio, waar gebruikers standaardrapporten kunnen uitvoeren of eigen rapporten kunnen bouwen en uitvoeren.

eDelta is het product van samenwerking

eDelta is een toepassing van en voor de vijf MOW entiteiten, gebouwd met de inzet van alle betrokken afdelingen en vele medewerkers. De juristen bepalen hoe eDelta moet omgaan met de huidige regelgeving en hoe te anticiperen op de aangekondigde nieuwe wetgeving. Vragen en dilemma’s van de afdelingen komen bij hen terecht en waar nodig worden nieuw dienstorders opgesteld. De Delta coaches en dossierbeheerders hebben een significante inspanning geleverd voor de bouw en uitrol van eDelta : eerst door de vereisten en de specificaties van het nieuwe systeem te bepalen, vervolgens door de applicatie intensief te testen en tot slot door de collega’s op te leiden en te begeleiden.
In de voorbije jaren werden heel wat werkgroepen gestart en werden vele collega’s en afdelingen betrokken. Met Afdeling Begroting en Boekhouding en met het agentschap Centrale Accounting werd nauw samengewerkt opdat de factuurafhandeling in de toekomst vlotter zou verlopen. Met eIB werd samengewerkt voor het gebruik van de gemeenschappelijke ICT infrastructuur en het gebruik van de gemeenschappelijk applicaties van de Vlaamse overheid zoals MAGDA en WebIDM.

Verdere stappen

De invoering van versie 4.1 is geen eindpunt. eDelta wordt in 2013 uitgebreid, onder meer met:

  • verbeteringen die de gebruikers veel werk besparen, zoals de mogelijkheid om inschrijvingsprijzen op te laden,
  • de nieuwe prijzendatabank,
  • een koppeling met het financieel systeem van W&Z en De Scheepvaart,
  • een koppeling met Historia voor AWV en MDK en EPM voor het Departement.

Het beleidsdomein MOW heeft voorts beslist om eDelta in 2013 in gebruik te nemen voor het beheer van alle opdrachten inzake Leveringen en Diensten met een geraamd bedrag vanaf 67.000 euro, in lijn met de beslissing van de Vlaamse Regering van 20 mei 2011. Om na te gaan in welke mate eDelta moet worden aangepast en welke ondersteuning de afdelingen nodig hebben, zijn begin dit jaar enkele pilootprojecten gestart. De algemene uitrol is voorzien voor de tweede jaarhelft van 2013, afhankelijk van de bevindingen uit de pilootfase.

Tot slot zullen op termijn ook studiebureaus gebruik kunnen maken van eDelta, zowel voor het ontwerp van het bestek als voor de opvolging van opdrachten. 

Ondersteuning

eDelta is een uitgebreide applicatie met een groot aantal functies. De gebruikers moeten immers de uitgebreide regelgeving kunnen volgen, de talrijke langlopende en complexe overheidsopdrachten beheren en kunnen samenwerken over de grenzen van organisaties en applicaties heen. Om de afdelingen te ondersteunen bij de ingebruikname voorziet de afdeling Algemene Technische Ondersteuning diverse vormen van ondersteuning:

  • op het extranet zijn een tiental handleidingen beschikbaar,
  • op het extranet staan eLearningmodules,
  • ATO biedt opleidingen aan dossierbeheerders en aan trainers die door de afdelingen zijn aangeduid om de collega’s op te leiden,
  • de afdelingen kunnen terecht bij de eDelta helpdesk.