Samen verder met CO&GO

in
MOW Mag

Twee collega's over onze nieuwe digitale werkplek

Het departement is al enkele maanden met CO&GO aan de slag: het gemeenschappelijk virtueel samenwerkingsplatform op basis van SharePoint. Twee collega’s vertellen over hun ervaringen.

Cleo De Wolf is teammedewerker duurzame personenmobiliteit van de afdeling Beleid en werkt met SharePoint voor de voorbereiding en uitrol van basisbereikbaarheid, de nieuwe visie op mobiliteit in Vlaanderen. Ze gebruikt het platform om informatie te delen met mensen uit het hele beleidsdomein.

Steven Lefever, adviseur-ingenieur bij Expertise Beton en Staal, volgt via SharePoint de wijzigingen op van het Standaardbestek 260. Dat bundelt in één publicatie alle gemeenschappelijke bepalingen voor de uitvoering van werken aan kunstwerken en waterbouw.

Hoe gebruiken jullie SharePoint?
Steven: “De meldingen voor aanpassingen aan het Standaardbestek 260 maken we aan als opdrachten of taken. Die worden gekoppeld aan een dossier dat wordt toegewezen aan een behandelaar of een behandelende werkgroep. Bij het dossier hoort een handige werk-ruimte die gedurende het hele proces beschikbaar is.”

Cleo: “Ik gebruik SharePoint om het MCB-project basisbereikbaarheid op te volgen, vergaderingen te beleggen en om statusrapporteringen en prestatieregistraties bij te houden ... De site ‘Samenwerking vervoerregio’s’ geeft mij een overzicht van de sites van de 15 vervoerregio’s.”

Wat zijn de voordelen?
Steven: “Het volledige werkproces heeft plaats op hetzelfde platform, wat een meer gestructureerde manier van werken en samenwerken toelaat. De documenten blijven tijdens alle validatiestappen op één plaats staan. Alle documenten kan je ook raadplegen via een hyperlink. De link kan je mailen naar mensen die in het document moeten werken. Zo kunnen ze steeds de laatste versie openen zonder te moeten navigeren in EPM of SharePoint.”

Cleo: “Alles staat online en niet op iemands harde schijf. Heel handig als je met veel partners betrokken bent bij één project. Het maakt complexe zaken overzichtelijk en voor iedereen consulteerbaar. E-mails met bijlages versturen hoeft niet meer. Je werkt steeds met z’n allen op dezelfde, laatste versie van een document. Dat scheelt ook een hoop gedoe. Verder zijn er tal van handige functies zoals een agenda, bibliotheken en nieuwsberichten.”

En de nadelen?
Steven: “De navigatie in de EPM-omgeving is wat wennen. Dat vraagt in het begin wel een inspanning.”

Cleo: “Door de veelheid aan functies en groepen is het belangrijk dat je het bos door de bomen blijft zien. Daar mis ik ervaring, maar dat is een kwestie van het systeem nog beter in de vingers te krijgen.“

Kregen jullie ondersteuning van het projectteam?
Cleo: “Zeker en vast, en al vanaf de opstart. Ook als er problemen zijn, kunnen we op het projectteam rekenen. Voor de gebruikers in de vervoerregio’s waren er trainingssessies voorzien.”

Steven: “De collega’s van CO&GO hebben ons zeer goed begeleid in het vertalen van onze eisen naar een projectdocument. Alle vragen en optimalisaties die we voor ogen hadden, werden heel snel opgepikt.”

Welke tips hebben jullie voor de collega’s?
Cleo: “Probeer het gewoon, je moet de voordelen echt ervaren. En als de online versie van een document je niet bevalt, kan je altijd naar de desktopversie waar je alle functies behoudt!” 

Steven: “Een heel praktische tip: als je vaak werkt met bestanden in documentenbibliotheken of dossierwerkruimten, is het handig om die bibliotheek met Windows Verkenner te openen en daarna bij je favorieten te zetten. Zo kan je heel snel naar die bibliotheek of dossierwerkruimte. Een andere tip: plaats de link naar ‘mijn open dossiers’ in EPM bij je favorieten. Zo kan je snel navigeren.”

 

Steven Lefever

adviseur-ingenieur bij Expertise Beton en Staal

sinds 2003 aan de slag bij MOW als mobiliteitsbegeleider

 

Cleo De Wolf

teammedewerker duurzame personenmobiliteit van de afdeling Beleid

sinds 2017 aan de slag bij MOW als mobiliteitsbegeleider