Privacyverklaring

Privacyverklaring

Algemeen beleid op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming

Versie 1.0 – 10/08/2018

Departement Mobiliteit en Openbare Werken respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en-bescherming van:

Departement Mobiliteit en Openbare Werken
Koning Albert II – laan 20 1000 Brussel

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord 'we' om te verwijzen naar Departement Mobiliteit en Openbare Werken. Departement Mobiliteit en Openbare Werken is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van Departement Mobiliteit en Openbare Werken door het vragenformulier in te vullen op https://mow-contact.be/. In het Engels is dat de data protection officer (DPO). U kunt ook terecht bij de FG met opmerkingen en suggesties en om uw rechten uit te oefenen.

Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.

Het is ook mogelijk dat een decreet of de regering een regeling uitwerkt waarbij we u een voor- of nadeel toekennen zonder dat u daarvoor zelf actie onderneemt. We moeten uw persoonsgegevens dan verwerken om na te gaan of u voor dat voordeel in aanmerking komt, of dat we u een nadeel, zoals een boete, moeten opleggen.

Welke gegevens verwerken we over u?

We verwerken uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.

Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Meestal zijn het gegevens die we nodig hebben om te onderzoeken of u in aanmerking komt voor onze dienstverlening. Die gegevens zijn omschreven in de regelgeving over de dienst. Bij elke categorie van persoonsgegevens vindt u een verwijzing naar de regelgeving. Daarnaast verwerken we uw identificatiegegevens, zodat we onze dienst aan u kunnen verlenen.

Opsomming van de categorieën van persoonsgegevens per dienst die wordt verleend

  1. Afdeling Vlaams Huis Verkeersveiligheid:
  2. Afdeling Maritieme Toegang:
  3. Stafdienst:
  4. Afdeling Organisatie:
    • Financieel beheer en interne controle: professionele- en privécontactgegevens; Financiële en fiscale gegevens. Deze gegevensverwerking is een gerechtvaardigd belang van het departement.
    • Juridische ondersteuning: professionele- en privécontactgegevens; gerechtelijke gegevens. Deze gegevensverwerking is een gerechtvaardigd belang van het departement.
    • Personeelsdossier: professionele- en privécontactgegevens; rijksregisternummer; evaluatie- en prestatieinformatie; gegevens sociale zekerheid; samenstelling gezin; We verwerken deze gegeven ikv personeelsbeheer. Voor meer details verwijzen we naar de privacyverklaring van het Agentschap Overheidspersoneel (pdf).
    • Publicatie vacatures: professionele contactgegevens. Deze gegevensverwerking is een gerechtvaardigd belang van het departement.
    • Sollicitaties: privécontactgegevens; opleiding-, ervaring- en vormingsgegevens; vrijetijdsbesteding; leefgewoonten; samenstelling gezin. Deze gegevensverwerking gebeurt op basis van toestemming van de betrokkene.
  5. Afdeling Expertise Staal en Beton:
  6. Waterbouwkundig Laboratorium:
  7. Verkeerscentrum:
  8. Geotechniek:
  9. Afdeling Algemene Technische Ondersteuning:
  10. Geotechniek, Waterkundig Laboratorium en Expertise Staal en Beton:
    • Taken ikv beheer van kennis en expertise: professionele contactgegevens. De gegevens worden verwerkt in kader van onze taken van algemeen belang zoals beschreven in artikel 28 en 30 van het besluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie en het besluit van de Vlaamse Regering van 24 maart 2006 tot operationalisering van het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken.
  11. Vlaams Huis Verkeersveiligheid en afdeling Beleid:
    • Agenda en verslag stakeholdersoverleg: professionele contactgegevens. Deze verwerking kadert binnen het gerechtvaardigde belang van het departement.

Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We gebruiken twee manieren om uw persoonsgegevens te verkrijgen. We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen. Die documenten zijn opgesomd in de regelgeving. Daarnaast vragen we gegevens op bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn. Zo hebben we een aantal machtigingen gekregen om gegevens bij andere overheidsdiensten op te vragen. Op de pagina Overzicht van de machtigingen voor het verkrijgen van persoonsgegevens vindt u een overzicht van de gevallen waarin wij gemachtigd zijn om gegevens op te vragen bij andere overheidsdiensten.

Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens om een dienst te verlenen die u bij ons aanvraagt, of als we u een voor- of een nadeel moeten toekennen zonder dat u daarvoor actie onderneemt. Het gaat in het bijzonder om de diensten zoals opgenomen in het besluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie - art 28, 30, en het besluit van de Vlaamse Regering van 24 maart 2006 tot operationalisering van het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken. Verwijzing naar de specifieke regelgeving werd hierboven opgenomen onder de rubriek ‘Opsomming van de categorieën van persoonsgegevens per dienst die wordt verleend’.

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens voor onze taken van algemeen belang die zijn opgenomen in het besluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie en het besluit van de Vlaamse Regering van 24 maart 2006 tot operationalisering van het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken. Als overheidsdienst mogen wij uw persoonsgegevens enkel verwerken in het algemeen belang zoals die in die regelgeving is omschreven. In sommige gevallen legt de regelgeving de verwerking van persoonsgegevens rechtstreeks op:

Het is mogelijk dat we gegevens verwerken voor niet-publiekrechtelijke taken als u daarvoor expliciet toestemming verleent, als die verwerking voortvloeit uit een contract dat u gesloten hebt, of als wij er een gerechtvaardigd belang voor hebben. We vermelden dan uitdrukkelijk op basis waarvan we die gegevens verwerken.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Die periode hangt af van de betreffende dienstverlening. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.

Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot uw gegevens.

Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers. Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. We oefenen daar op elk moment controle uit. U kan het overzicht van de verwerkers aanvragen.

Soms zijn we wettelijk of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een machtiging beschikken. Momenteel hebben we geen gevallen waarbij we gegevens doorgeven aan andere overheidsdiensten.

Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). We doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een cloudserviceprovider. In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.

Om te weten welke acties we daarvoor ondernemen, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG) via https://mow-contact.be/.

Wat zijn uw rechten?

Als we uw persoonsgegevens verwerken in het kader van het algemeen belang, kunt u zich op elk moment verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. We wegen dan af of uw individuele belangen zwaarder doorwegen dan het algemeen belang dat we nastreven met de verwerking. Als we uw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om u de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, te verlenen. U kunt de gegevens die we over u verwerken, altijd inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. U kunt daarvoor contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) via https://mow-contact.be/. We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.

U kunt ook terecht op deze webpagina als u vindt dat uw gegevens niet langer relevant zijn en dus verwijderd moeten worden.

Als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG) via https://mow-contact.be/. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

We maken voor het inloggen in toepassingen gebruik van o.a. multifactorauthenticatie. Verder is de infrastructuur voorzien van moderne firewalls. Productie-, test- en ontwikkelomgevingen zijn gescheiden. Voor elke verwerking zijn er back-ups voorzien zodat de continuïteit van de dienstverlening wordt gegarandeerd. Departement Mobiliteit en Openbare Werken zorgt ervoor dat contracten met leveranciers worden afgesloten waarbij de leverancier gedwongen wordt om zich te houden aan de regels van de AVG in de vorm van een verwerkersovereenkomst. Personeel wordt op geregelde tijdstippen opgeleid in verschillende domeinen van informatieveiligheid en omgang met vertrouwelijke gegevens. Verder beschikt het Departement Mobiliteit en Openbare Werken over een informatieveiligheidsbeleid alsook een informatieveiligheidsplan dat jaarlijks wordt herzien.

Algemene informatie

We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.